Ortağın kendi kartıyla ödediği şirket harcaması
Olay
Şirket ortağı iş seyahatinde şirket adına düzenlenen 50.000 TL + KDV'lik otel ve toplantı faturasını kendi kredi kartıyla ödedi; şirket tutarı ay sonunda ortağın banka hesabına gönderdi.
Muhasebe kaydı
- Şirket adına fatura, ödeme ortağın kartındanBorç
- 770Genel Yönetim Giderleri50.000 TL
- 191İndirilecek KDV10.000 TL
Alacak- 331Ortaklara Borçlar60.000 TL — ortağa borç
- Ortağa banka yoluyla geri ödemeBorç
- 331Ortaklara Borçlar60.000 TL
Alacak- 102Bankalar60.000 TL
Dikkat
Belirleyici olan FATURANIN KİMİN ADINA olduğudur, ödemenin hangi karttan çıktığı değil: fatura şirket adınaysa gider ve KDV indirimi şirketindir, ödeyen ortak olduğu için şirket ortağa borçlanır. Fatura ORTAK adınaysa şirket ne gider yazabilir ne KDV indirebilir. Ortağa geri ödeme banka yoluyla yapılır; elden ödeme tevsik sınırını aşarsa ceza doğurur.
Vergisel değerlendirme
Gider, şirket adına düzenlenmiş faturayla belgelenir (213 sayılı Kanun madde 229) ve KDV indirimi faturada alıcı olarak şirketin görünmesine bağlıdır (3065 sayılı Kanun madde 34, madde 29). Ödemeyi ortağın yapması bu iki şartı etkilemez; şirket kendi adına yapılan harcamayı gider yazar ve ödeyen ortağa borçlanır. Fatura ortak adına kesilmişse harcama ortağın şahsi harcaması görünümündedir ve şirkette gider olmaz.
Belirli tutarı aşan ödemelerin banka ya da kart yoluyla yapılması zorunludur (213 sayılı Kanun mükerrer madde 257). Ortağın kartından yapılan ödeme kart yoluyladır ve izlenebilir; asıl dikkat edilecek yer, şirketin ortağa GERİ ÖDEMESİDİR: sınırı aşan tutar kasadan elden verilirse tevsik yükümlülüğü ihlal edilir. Ortağa borç ödenmeyip uzun süre beklerse ortak kurumsa örtülü sermaye hesabına girer.
Yanlış yapılan kayıt
- 770Genel Yönetim Giderleri50.000 TL
- 191İndirilecek KDV10.000 TL
- 100Kasa60.000 TL
Neden yanlış: Kasadan para çıkmadı; kasa bakiyesi olduğundan düşük görünür ve ortağın alacağı hiç kaydedilmemiş olur. Sonradan ortağa yapılan ödeme de dayanaksız bir kasa çıkışına dönüşür; inceleme kasa noksanını ortağa verilmiş para sayar.
Dayanağı
- Madde 229 Faturanın Tarifi
- Madde 34 İndirimin Belgelendirilmesi
- Mükerrer Madde 257 Yetki7587 s.K. ile ibare değişti
- Madde 29 Vergi İndirimi7491 s.K. ile eklendi
Bu şema şu soruların cevabı
- Ortağın kendi kartıyla ödediği şirket gideri kaydedilir mi
- Şirket adına faturayı ortak ödeyince KDV indirilir mi
- Ortağın cebinden ödediği gider hangi hesaba yazılır
- Ortağa geri ödeme nasıl yapılmalı
- Ortağın kartıyla ödeme tevsik şartını sağlar mı
- Ortağın ödediği harcama için şirket borç kaydı yapar mı
- Fatura ortak adına kesilmişse gider yazılır mı